#35: Cẩm nang “chia tay êm ái” với khách hàng rắc rối
Chia tay xong vẫn là bạn :D
Xin chào bạn.
Bản tin tuần này của chúng ta là về những khách hàng gây rắc rối.
Mặc dù chúng ta đều mong muốn được làm việc với những khách hàng tử tế và dễ tính, nhưng trong thực tế điều này lại ít khi xảy ra.
Quãng thời gian làm việc với những khách hàng hay gây rối có thể làm bạn stress, tiêu tốn nhiều năng lượng hơn cả hoạt động cardio cường độ cao. Thậm chí việc này còn làm cho bạn bỏ lỡ cơ hội nhận công việc phù hợp hơn ở nơi khác.
Nhưng khi nào chúng ta nên kết thúc một mối quan hệ trong kinh doanh?
Cho dù tinh thần phục vụ của bạn cao đến đâu thì khách hàng cũng cần biết giới hạn của họ khi hợp tác cùng bạn.
Quan điểm của mình: khách hàng là đối tác chứ không phải là cha mẹ. Hai bên đồng thuận với nhau để cùng làm việc chứ không có ai trên cơ ai.
Vì vậy bạn có thể xem xét việc dừng hợp tác khi bắt đầu nhận thấy các dấu hiệu như sau nhé:
1. Khách hàng đang tạo thêm nhiều việc phát sinh cho bạn:
Họ muốn sửa thiết kế đến hàng chục lần, thay đổi yêu cầu trong công việc hoặc tăng thêm số lượng sản phẩm. Mặc dù trước đó bạn đã gửi báo giá chi tiết đi kèm phạm vi công việc cụ thể, nhưng khách hàng thường xuyên bổ sung thêm mà không sẵn sàng trả thêm chi phí. Bạn liên tục cảm thấy căng thẳng khi làm việc với những khách hàng này.
Hãy thẳng thắn trao đổi với họ ngay, giờ không phải lúc bạn đi thi hoa hậu thân thiện. Nếu không sớm chấm dứt tình trạng này thì bạn có thể nghĩ đến việc chia tay họ để đôi bên đi tìm đối tác phù hợp hơn.
2. Khách hàng nói quá nhiều làm lãng phí thời gian của bạn:
Cuộc họp nào cũng kéo dài lê thê không có hồi kết. Bạn thì chẳng muốn để họ phật lòng nên chỉ cười cười rồi gật đầu nhẹ. Nhưng bạn hãy cố gắng thống nhất cùng họ về thời gian, đi kèm với bảng nội dung cuộc họp trước khi bắt đầu. Nếu quá thời gian đó, bạn sẽ bắt đầu tính phí ngoài giờ.
Tuy nhiên họ vẫn không thể thay đổi được thói quen, bạn hãy thay đổi phương pháp làm việc với họ để tránh lãng phí thời gian về sau này.
3. Khách hàng liên tục phàn nàn về mức giá của bạn:
Điều này nghe thật kì. Nhưng cho dù đã đồng ý hợp tác cùng nhau và ký xong hợp đồng, một số khách hàng vẫn hay “nói khéo” về giá cả của bạn. Trước những khách hàng này, bạn đừng để họ thao túng tâm lý mà hạ giá nhé.
Mọi người đều muốn tiết kiệm tiền, đấy là điều bình thường. Nhưng công việc của bạn luôn có một giá trị nhất định, nếu như khách hàng đã cho rằng công việc của bạn không xứng đáng với thù lao thì đáng ra họ không nên ký hợp đồng. Và nếu ngân sách vẫn là mối bận tâm chính của họ thì bạn có thể để họ ra đi tìm đối tác khác.
4. Khách hàng liên tục chậm trễ trong việc thanh toán hoá đơn:
Đây là điều tối kị, trong chỉ trong thị trường freelancing mà trong bất cứ môi trường kinh doanh nào. Một người không biết giữ chữ tín sẽ rất khó để cùng họ đi lâu dài về sau.
Hãy cố gắng hết sức để trao đổi rõ ràng và cụ thể với khách hàng, nhưng nếu họ không có thái độ hợp tác đúng mực, hãy nhắc nhở họ rằng bạn đã hoàn thành phần việc của bạn, còn họ thì chưa. Bạn có thể thông cảm với khó khăn của họ, nhưng đừng bao giờ để họ lợi dụng bạn.
Để chia tay êm ái trong kinh doanh, bước đầu tiên bạn nên làm là thảo luận vấn đề một cách thẳng thắn với khách hàng. Nếu sau buổi nói chuyện, các vấn đề được khắc phục thì rất tuyệt vời. Ngược lại, hãy bắt đầu sử dụng đến cẩm nang dưới đây:
Đầu tiên hãy điều chỉnh thái độ: Không bao giờ kết thúc một mối quan hệ trong lúc tức giận. Hít thở đều đi nào. Cho dù ngay thời điểm đó bạn đang sôi máu lên, nhưng đừng để khách hàng nhận ra điều đó. Hãy để lại hình ảnh của bạn là một nhà kinh doanh chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể vạch ra trước những nội dung chính trong buổi nói chuyện để cảm thấy yên tâm và bình tĩnh hơn.
Giúp khách hàng chuyển đổi và hợp tác với một đối tác mới: Để tránh mọi việc trở nên căng thẳng và không bị khách hàng đổ lỗi vì bạn làm gián đoạn tiến độ dự án. Hãy làm tròn trách nhiệm của mình bằng việc cung cấp cho họ một danh sách những đối tác mà bạn cảm thấy có thể phù hợp dành cho khách hàng.
Thông báo với khách hàng càng sớm càng tốt: Đây đơn giản là phép lịch sự tối thiểu. Bạn cần cho khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của mình và cũng là để cho họ có thời gian lên kế hoạch cho sự thay đổi này.
Hãy trung thực và lịch sự: Bạn cần cho họ một lý do để chia tay, nhưng cần khéo léo một chút. Nếu lý do là bạn mệt mỏi do thời gian các cuộc họp bị kéo dài thì có thể nói: “Gần đây công việc của tôi trở nên bận rộn hơn và tôi không thể dành đủ thời gian cho dự án của anh/chị. Anh/chị xứng đáng có một đối tác mới, người có thể cam kết dành thời gian tốt hơn cho dự án này.”
Cuối cùng, để tránh tàn dư rắc rối sau này, bạn hãy viết lại toàn bộ nội dung đã thảo luận trong cuộc họp chia tay nhé. Bao gồm cả việc bạn sẽ chuyển giao các tài liệu gì, đang đến giai đoạn nào, các tài khoản quản trị và cả những hoá đơn thanh toán.
Đừng buồn phiền vì một mối quan hệ chấm dứt. Các mối quan hệ kinh doanh cũng như mối quan hệ cá nhân, cần có chung hệ giá trị mới đi được lâu dài. Bạn có thể không phù hợp để cộng tác kinh doanh với họ, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn đã thất bại hay yếu kém. Hãy học hỏi và rút kinh nghiệm dần dần, rồi bạn sẽ tìm thấy những khách hàng tử tế mà bạn muốn gắn bó lâu dài.
Mất bao lâu để chúng ta từ bỏ cuộc sống văn phòng và trở thành Freelancer? 3 tháng, 1 năm, hay rất nhiều năm. Hành trình của mỗi người đều có một cột mốc riêng. Và con số đó sẽ phụ thuộc vào sự chuẩn bị, sự nỗ lực của bạn.
Mời bạn đọc bài viết mới để hiểu hơn về Hoàng Yến - Founder Layen Design Studio và hành trình trở thành freelance designer nhé.
Cả nhà ơi! Hiện tại team AFreelanceDoer đang thực hiện xuất bản một cuốn sách viết về "Nghề tay trái" và dự kiến ra mắt vào năm 2023.
Để cuốn sách mang đến những giá trị hữu ích và có tính ứng dụng cao, team rất mong nhận được thêm những chia sẻ, góc nhìn cá nhân chân thực của mọi người về nghề tay trái thông qua bản khảo sát này.
Khảo sát sẽ được thực hiện từ 18/11 - 23/11/2022.
Quyền lợi của người tham gia khảo sát là được nhận gói membership 6 tháng của AFD (xem lại 06 workshop/Talk của AFD trong 2022).
(Khảo sát có thể kết thúc sớm hơn nếu đã đủ số lượng và chất lượng mẫu, vì vậy nếu bạn đang ở đây đừng ngại dành 1 phút để làm khảo sát nhé).
Kết quả bài khảo sát sẽ được team thông báo cụ thể vào cuối tháng 11/2022.
Rất mong nhận được những chia sẻ hữu ích từ mọi người và cảm ơn mọi người rất nhiều ạ.